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Eine Mitarbeiterin rollt ein blaues Plakat auf

Ein Tag im Eventmanagement

Organisationstalent trifft auf Abwechslung

 

Hallo, ich heiße Anna und arbeite als Eventmanagerin bei BESONDERE ORTE. Du möchtest mehr darüber erfahren, wie unser Eventmanagement abläuft? Dazu habe ich die unterschiedlichen Aufgaben zusammen gestellt und mal nachgerechnet wie viel Zeit ich für jede Aktivität aufwende:

  • 30% der Zeit widme ich der Kommunikation mit Kund:innen.
  • 20% entfallen auf die interne Kommunikation und den Austausch mit Dienstleistern.
  • 40% meiner Zeit verbringe ich mit der Planung und Organisation von Events.
  • Zusätzlich investiere ich 10% meiner Zeit in Projekte neben den täglichen Aufgaben.
Frau telefoniert mit Kunden an einem Schreibtisch

Kontakt zu unseren Kundinnen und Kunden

In meinem Job arbeite ich mit vielen unterschiedlichen Menschen zusammen. Der Kontakt zu unseren Kund:innen reicht von der Angebotserstellung bis zum fertigen Vertrag für eine Veranstaltung. Dazwischen findet meistens die Besichtigung unserer Räume statt. In den Wochen unmittelbar vor dem Event werden üblicherweise letzte Details besprochen. Mein schönster Moment ist das Feedback nach einer gelungenen Veranstaltung.

Frau schreibt auf einem kleinen, grünen Notizheft

Veranstaltungen organisieren

Was ist der Schlüssel zu einer perfekten Veranstaltung? Natürlich eine besonders gute Organisation. Dazu koordiniere ich die einzelnen Gewerke, immer dabei sind Veranstaltungstechnik und Catering. Je nach Event gibt es spezifische Anforderungen wie den Druck einer Bühnenrückwand, außergewöhnliche Dekoration oder Personal für den Check-In. Jede Veranstaltung ist anders, was meine Arbeit vielseitig gestaltet.

Eine Frau berät eine andere Frau, während sie an einer Theke stehen

Kommunikation intern und mit Dienstleistern

Wir bei BESONDERE ORTE erbringen viele Dienstleistungen für unsere Kund:innen selbst. Das heißt für die Veranstaltungstechnik, für Kaffeepausen und Snacks tausche ich mich mit Kolleg:innen aus den anderen Teams aus. Darüber hinaus haben wir feste Cateringpartner, bei denen ich die Lunch- und Abendversorgung der Gäste bestelle. Ob interne oder externe Partner:innen:  Wir besprechen die Kund:innenwünsche und die Abläufe der Veranstaltungen.

Eine Frau berät eine andere Frau, während sie an einem Esstisch sitzen

Projekte neben dem Daily Business 

In meinem Team hat jede:r noch eigene Projekte neben der Betreuung von Veranstaltungen. Je nachdem was dir liegt, wo du Vorkenntnisse hast oder wo du dein Wissen erweitern möchstest, kannst du Projekte umsetzen. Ich habe vor meiner Ausbildung bei BESONDERE ORTE im Service gearbeitet. Daher sind mir die Abläufe dort vertraut und so bin ich auch Ansprechpartnerin für Feierlichkeiten in unserem Restaurant Hugo & Notte.

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